Styrelsesvedtægt for områdebestyrelser godkendt i Esbjerg Byråd, den 3. december 2018 og trådt i kraft samme dato.
Indhold
§ 1 Forældrebestyrelse i dagtilbud
§ 2 Byrådet
§ 3 Dagtilbuddenes formål
§ 4 Struktur og ansvar
§ 4.1 Områdebestyrelsen
§ 4.2 Forældreråd
§ 4.3 Ledelsesansvar
§ 5 Områdebestyrelsens sammensætning
§ 6 Valgret og valgbarhed
§ 7 Valg af forældrerepræsentanter
§ 8 Valg af medarbejderrepræsentanter
§ 9 Bestyrelsesmedlemmers fratræden
§ 10 Valgperiode for bestyrelsesrepræsentanter
§ 11 Konstituering af områdebestyrelse
§ 12 Mødevirksomhed
§ 13 Beslutningsdygtig
§ 14 Områdebestyrelsens kompetencer og opgaver
§ 15 Områdelederens ansvar og funktion
§ 16 Forældreråd
§ 17 Ændring af styrelsesvedtægten
BILAG 1 Standardforretningsorden
BILAG 2 Tavshedspligt m.v.
BILAG 3 Underretningspligt
§ 1 Forældrebestyrelse i dagtilbud
Forældre med børn i dagtilbud har ret til at få oprettet en forældrebestyrelse i dagtilbuddet med et flertal af valgte forældre. Medarbejdere i dagtilbuddet skal være repræsenteret i forældrebestyrelsen.
Forældrebestyrelser kan etableres på tværs af kommunale dagtilbud, hvis de enkelte bestyrelser beslutter det.
Reglerne for forældrebestyrelser er beskrevet i dagtilbudslovens §§ 14, 15 og 16. Forældrebestyrelsen oprettes i området, jf. Esbjerg Kommunes områdestruktur, og benævnes derfor i styrelsesvedtægten som områdebestyrelse.
§ 2 Byrådet
Byrådet fastsætter i henhold til dagtilbudslovens § 3 a, stk. 2 rammer for dagtilbuddene. Dette omfatter:
- Rammer og eventuelle prioriterede indsatser for dagtilbuddene, herunder kommunens Børn & Ungepolitik.
- Oprettelse og nedlæggelse af dagtilbud, pladskapacitet, aldersgruppetilbud, åbningstid, forældrebetaling og principper for tildeling af pladser.
- Tildeling af budget til personale og drift.
Byrådet skal endvidere føre tilsyn med indholdet i dagtilbuddene, og med den måde opgaverne udføres.
§ 3 Dagtilbuddenes formål
Dagtilbuddenes formål fremgår af dagtilbudslovens § 7.
- Dagtilbud skal fremme børns trivsel, læring, udvikling og dannelse gennem trygge og pædagogiske læringsmiljøer, hvor legen er grundlæggende, og hvor der tages udgangspunkt i et børneperspektiv.
- Dagtilbud skal i samarbejde med forældrene give børn omsorg og understøtte det enkelte barns trivsel, læring, udvikling og dannelse samt bidrage til, at børn får en god og tryg opvækst.
- Børn i dagtilbud skal have et fysisk, psykisk og æstetisk børnemiljø, som fremmer deres trivsel, sundhed, udvikling og læring.
- Dagtilbud skal give børn medbestemmelse, medansvar og forståelse for og oplevelse med demokrati. Dagtilbud skal som led heri bidrage til at udvikle børns selvstændighed, evner til at indgå i forpligtende fællesskaber og samhørighed med og integration i det danske samfund.
- Dagtilbud skal i samarbejde med forældrene sikre børn en god overgang fra hjem til dagtilbud. Dagtilbud skal endvidere i samarbejde med forældre og skole sikre børn en god sammenhængende overgang mellem dagtilbud og fra dagtilbud til fritidstilbud og skole ved at udvikle og understøtte deres grundlæggende kompetencer og lysten til at lære.
§ 4 Struktur og ansvar
De kommunale daginstitutioner i Esbjerg Kommune er opdelt i 7 områder med et antal afdelinger i hvert område. Områdestrukturen indebærer, at det enkelte område har én områdeleder, et antal pædagogiske ledere, ét budget og én områdebestyrelse med forældre- og medarbejderrepræsentanter med flertal af forældrevalgte medlemmer.
§ 4.1 Områdebestyrelsen
For hvert område skal der således vælges én områdebestyrelse. Det er områdebestyrelsens opgave at varetage styrelsen af områdets afdelinger inden for de af Byrådet fastsatte rammer og evt. prioriterede indsatser.
Medlemmer af områdebestyrelsen er omfattet af tavshedspligt.
§ 4.2 Forældreråd
I de enkelte afdelinger kan der oprettes et forældreråd. Forældrerådet kan ikke tillægges nogen særskilt beslutningskompetence.
Forældrerådet må ikke drøfte personsager.
§ 4.3 Ledelsesansvar
Områdelederen har det overordnede ledelsesansvar på personale, drift og økonomi for alle områdets afdelinger og er ansvarlig for afdelingernes virksomhed over for Byrådet.
Den pædagogiske leder har det daglige pædagogiske ansvar i afdelingen og den daglige kontakt med og ansvar for afdelingens personale.
§ 5 Områdebestyrelsens sammensætning
Forældrerepræsentanter
Der vælges som udgangspunkt 1 forældrerepræsentant samt 1 suppleant fra hver afdeling til områdebestyrelsen. I visse afdelinger kan størrelsen ift. afdelingens børnetal eller antal huse berettige, at der vælges 2 forældrerepræsentanter i afdelingen.
Områdebestyrelsen fastsætter, om der skal være 1 eller 2 forældrerepræsentanter fra de enkelte afdelinger i området.
Hvis en afdeling ikke kan være repræsenteret i områdebestyrelsen er der mulighed for, at der kan vælges en ekstra forældrerepræsentant fra en af de øvrige afdelinger i området. Områdebestyrelsen beslutter fra hvilken afdeling, der vælges en ekstra repræsentant, og dette foretages som et supplerende valg, jf. § 10 og denne forældrerepræsentant vælges kun for en periode på ét år.
Medarbejderrepræsentanter
Der vælges 2 eller 3 medarbejderrepræsentanter samt suppleanter for alle medarbejdere i et område til områdebestyrelsen. Områdebestyrelsen fastsætter, om der skal være 2 eller 3 medarbejder-repræsentanter i områdebestyrelsen.
Forældre- og medarbejderrepræsentanter har stemmeret i områdebestyrelsen.
En suppleant indtræder i bestyrelsesmøder, hvis den man er suppleant for er fraværende mere end 3 på hinanden følgende bestyrelsesmøder.
§ 6 Valgret og valgbarhed
Forældrerepræsentanterne til områdebestyrelsen og forældrerådet vælges af og blandt forældre med børn i den pågældende afdeling. Ved forældre forstås de personer, der på tidspunkt for valget til områdebestyrelsen har del i forældremyndigheden over børn, der er indskrevet i afdelingen.
Der kan i særlige tilfælde tillægges personer valgret og valgbarhed som forældre, hvis de faktisk har omsorgen for og den daglige tilknytning til barnet. Områdeleder kan tillægge følgende personer valgret og valgbarhed, hvis de fremsætter ønske om det:
- Personer der har barnet i døgnpleje efter lov om social service.
- Personer der lever sammen med indehaveren af forældremyndigheden i et ægteskab eller ægteskabslignende forhold. Såfremt forældremyndigheden over et barn er delt tilfalder valgbarhed og valgret dog forældremyndighedsindehaverne.
Der kan højst tildeles valgret og valgbarhed til to personer med tilknytning til barnet. To forældre med et eller flere fælles børn i afdelingen har hver en stemme til valget og begge forældre er valgbare.
§ 7 Valg af forældrerepræsentanter
Hvert år i marts/april afholdes valg i afdelingen til områdebestyrelsen. Valget kan foregå på forældremøde eller ved digital afstemning. Ved afstemning på forældremøde kan der ikke stemmes ved fuldmagt eller pr. brev.
Valget foretages med simpelt stemmeflertal, dvs. den/de personer med flest stemmer er valgt.
I tilfælde af stemmelighed skal der være omvalg mellem de kandidater, der har fået lige mange stemmer. Er der herefter stadig stemmelighed, sker valget ved lodtrækning.
Medarbejdere med egne børn indskrevet i området er ikke valgbare som forældrerepræsentanter, men har stemmeret.
Valget indkaldes af den siddende områdebestyrelse, som er ansvarlig for valghandlingen.
§ 8 Valg af medarbejderrepræsentanter
I marts/april i ulige år vælges medarbejderrepræsentanter og suppleanter af og blandt det fastansatte personale. Valget kan foregå på fælles personalemøde eller ved en digital afstemning. Ved afstemning på personalemøde kan der ikke stemmes ved fuldmagt eller pr. brev. Hver fastansat medarbejder har én stemme.
Valget foretages med simpelt stemmeflertal, dvs. den/de personer med flest stemmer er valgt.
I tilfælde af stemmelighed, skal der være omvalg mellem de kandidater, der har fået lige mange stemmer. Er der herefter stadig stemmelighed, sker valget ved lodtrækning.
Pædagogisk leder og områdelederen kan ikke vælges som medarbejderrepræsentanter og har ikke stemmeret til valget.
§ 9 Bestyrelsesmedlemmers fratræden
En forældrerepræsentant fratræder områdebestyrelsen, når repræsentantens barn udmeldes af afdelingen. Herefter indtræder dennes suppleant.
Forældrerepræsentanten kan undtagelsesvist fortsætte i områdebestyrelsen frem til næste valg, hvis der er enighed om det i den øvrige del af områdebestyrelsen. Hvis blot ét bestyrelsesmedlem ikke er enig, må den pågældende repræsentant træde ud.
Hvis en forældrerepræsentant selv ønsker at fratræde områdebestyrelsen i valgperioden, indtræder dennes suppleant herefter i områdebestyrelsen.
En medarbejderrepræsentant træder ud af områdebestyrelsen med virkning fra det tidspunkt, hvor den pågældende medarbejder har afleveret eller modtaget sin opsigelse til/fra kommunen. Suppleanten indtræder herefter i områdebestyrelsen.
§ 10 Valgperiode for bestyrelsesrepræsentanter
Forældrerepræsentanterne vælges for 2 år, suppleant dog kun for 1 år.
I afdelinger med flere forældrerepræsentanter vælges repræsentanterne forskudt med et års interval. Nogle forældrerepræsentanter vil muligvis kun blive valgt for ét år, hvilket aftales før valget, hvem der er på valg efter ét år.
Medarbejderrepræsentanterne og suppleanter vælges for 2 år.
Valgperioden begynder ved konstituerende møde efter valget.
Supplerende valg kan foretages, hvis der ikke vælges et tilstrækkeligt antal repræsentanter og suppleanter ved det ordinære valg eller repræsentanter udtræder af områdebestyrelsen i valgperioden.
§ 11 Konstituering af områdebestyrelse
Den afgående områdebestyrelse har sit virke frem til det konstituerende møde for den nye områdebestyrelse.
Senest 14 dage efter det sidste afdelingsvalg konstituerer områdebestyrelsen sig med formand og næstformand. Områdelederen indkalder til det konstituerende møde.
Formanden og næstformanden vælges for et år ad gangen af og blandt de forældrevalgte medlemmer. Medarbejderrepræsentanterne kan ikke indtage formands- eller næstformandsposten.
Valget gennemføres som skriftligt flertalsvalg. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, der opnår flertal af de afgivne stemmer. Opnås et sådan flertal ikke ved første afstemning, foretages en ny afstemning blandt de to kandidater, der opnåede flest stemmer i første runde.
§ 12 Mødevirksomhed
Områdebestyrelsen udøver sin virksomhed på bestyrelsesmøder. Der kan således kun træffes beslutninger og handles på bestyrelsens vegne på områdebestyrelsens møder, og disse skal være indkaldt efter og følge standardforretningsordenen.
Formanden kan træffe beslutninger uden for områdebestyrelsens møder i særlige situationer; eksempelvis ved hastesager. Formanden skal kort tid herefter informere områdebestyrelsen om beslutningen.
Områdebestyrelsen skal som minimum afholde 4 årlige møder. Der optages referat af bestyrelsesmøderne.
Såfremt sagernes karakter kræver det, kan områdebestyrelsesmøderne behandle disse som lukkede punkter på dagsordenen.
Områdebestyrelsesformanden kan indbyde andre til at deltage i møderne, når der behandles spørgsmål af særlig interesse for dem, eller når der behandles spørgsmål som kræver særlig faglig ekspertise.
Esbjerg Kommune har fastsat en standardforretningsorden, som områdebestyrelsen skal følge.
Standardforretningsorden er vedlagt som bilag 1.
§ 13 Beslutningsdygtig
Områdebestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal. Alle repræsentanter har hver én stemme. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
Områdelederen og stedfortræderen har ikke stemmeret.
§ 14 Områdebestyrelsens kompetencer og opgaver
Områdebestyrelsen:
- Fastsætter principper for områdets arbejde. Principperne skal holde sig inden for de af Byrådet fastlagte rammer og eventuelle prioriterede indsatser.
- Fastsætter principper for anvendelse af børnerelateret budgetramme, som er budget fraregnet udgifter til løn, drift og vedligehold.
- Fastsætter principper for samarbejdet mellem dagtilbud og hjem.
- Har indstillingsret samt ret til deltagelse ved ansættelse af områdeleder og pædagogiske ledere.
- Har indstillingsret ved fastansættelse af medarbejdere i området.
- Besvarer høringsmateriale udsendt af Byråd og politiske udvalg.
- Fastsætter principper for afdelingernes åbningstid inden for den ramme, som fastsættes af kommunen. Ændringer i den udmeldte ramme for afdelingernes åbningstid skal ske med passende varsel efter gennemførelse af behovsundersøgelse i forældregruppen.
Områdebestyrelsen skal inddrages i udarbejdelsen, evalueringen af og opfølgning på den pædagogiske læreplan. Områdebestyrelsen skal endvidere inddrages i arbejdet med at skabe gode overgange fra hjem til dagtilbud, mellem dagtilbud og fra dagtilbud til SFO og skole.
Fravalg af frokostordning foretages af et flertal af forældre i enheden. Områdeleder står for denne beslutningsproces.
§ 15 Områdelederens ansvar og funktion
Områdelederen er sekretær for områdebestyrelsen og bidrager med at fremlægge sager og dagsordenspunkter. Områdelederen er ansvarlig for at udmønte de principper, der er fastsat af områdebestyrelsen.
Områdelederen har pligt til at meddele områdebestyrelsen, hvis den træffer en beslutning, som er ulovlig eller i strid med Byrådets fastsatte rammer og indsatser, gældende overenskomster eller lignende.
Områdelederen har ligeledes pligt til at undlade at udføre ulovlige beslutninger truffet af områdebestyrelsen.
Stedfortræderen har mulighed for at deltage i bestyrelsesmøderne og supplere områdelederen i sagsfremstillingen.
§ 16 Forældreråd
Der kan oprettes et forældreråd i hver afdeling i et område med 3-5 forældrerepræsentanter og 1 suppleant fra afdelingen.
Pædagogisk leder deltager som tovholder for forældrerådet.
Der kan derudover højest deltage én medarbejderrepræsentant i forældrerådet, og medarbejderrepræsentanten vælges blandt det fastansatte pædagogiske personale i afdelingen.
Forældrerådets opgaver kan være
- at inddrage forældrenes perspektiv i den daglige drift og udvikling af afdelingen,
- at sikre lokal dialog og sparring,
- at være høringsorgan for områdebestyrelsen,
- at være medarrangør af diverse lokale arrangementer.
Valget til forældreråd er for en toårig periode og finder sted på samme tidspunkt som valget til områdebestyrelsen.
Forældrerådet fastsætter egen forretningsorden.
§ 17 Ændring af styrelsesvedtægten
Styrelsesvedtægten godkendes af Byrådet. Ved ændring af styrelsesvedtægten skal der foretages høring i områdebestyrelserne.
Vedtaget i Esbjerg Byråd den 3. december 2018
BILAG
Bilag 1 Standardforretningsorden for områdebestyrelser
Bilag 2 Tavshedspligt
Bilag 3 Underretningspligt
BILAG 1 Standardforretningsorden for områdebestyrelser
1. Områdelederen indkalder til det konstituerende møde, som afholdes senest 14 dage efter sidste afdelingsvalg i området. (Områdebestyrelsen benævnes i det følgende som ”bestyrelsen”).
2. På det konstituerende møde vælges formand og næstformand blandt forældrerepræsentanterne i bestyrelsen.
3. Områdelederen orienterer på det konstituerende møde bestyrelsesmedlemmerne om standardforretningsordenen og tavshedspligten.
4. Der afholdes mindst 4 bestyrelsesmøder om året. Herudover afholdes der bestyrelsesmøder, når det ønskes af formanden, eller når mindst 1/3 bestyrelsesmedlemmer ønsker det samt angiver punkter til dagsorden.
5. Bestyrelsesmøder indkaldes med mindst 14 dages varsel af formanden. Såfremt et medlem ønsker et punkt optaget på dagsorden, skal dette meddeles formanden, senest 10 dage før mødet.
6. Formanden fastsætter i samarbejde med områdelederen dagsorden for møderne. Dagsorden samt eventuelle bilag udsendes af områdelederen til bestyrelsesmedlemmerne, senest 7 dage før mødet.
7. Områdelederen er bestyrelsens sagsbehandler og er ansvarlig for, at der under møderne føres referat over bestyrelsens beslutninger. I beslutningsreferatet anføres for hvert møde, hvilke personer der har været til stede. Beslutningsreferatet godkendes af de medlemmer, der har deltaget i mødet.
8. Ethvert medlem kan forlange korte afvigende opfattelser ført til referat samt medsendt bestyrelsens udtalelser og beslutninger.
9. Efter mødet gøres referatet tilgængeligt digitalt for alle forældre med børn i dagtilbuddet og for personalet.
10. Stedfortræderen har mulighed for at deltage i bestyrelsesmøderne.
11. Bestyrelsesmøder kan kun undtagelsesvis holdes, hvis områdelederen er fraværende. Stedfortræderen indtræder i den forbindelse i områdelederens rolle.
12. Bestyrelsen kan beslutte tillæg til standardforretningsorden, når disse er i overensstemmelse med Styrelsesvedtægten og lovgivning.
13. Tvivlsspørgsmål, der ikke kan løses af nærværende forretningsorden, afgøres af Dagtilbudschefen.
BILAG 2 Tavshedspligt m.v.
Forvaltningsloven
§ 27. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt, jf. straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f, med hensyn til oplysninger om
1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold og
2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el.lign., for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at oplysningerne ikke videregives.
Stk. 2. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har desuden tavshedspligt, jf. straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f, når det er af væsentlig betydning for statens sikkerhed eller rigets forsvar. Det samme gælder, når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, herunder når fortrolighed følger af en EU-retlig eller folkeretlig forpligtelse el.lign.
Stk. 3. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har herudover tavshedspligt, jf. straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f, når det er nødvendigt at hemmeligholde en oplysning til beskyttelse af væsentlige hensyn til rigets udenrigspolitiske interesser, herunder forholdet til andre lande eller internationale organisationer.
Stk. 4. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har endvidere tavshedspligt, jf. straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f, med hensyn til oplysninger, som det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til
1) forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,
2) gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen,
3) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed,
4) forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter eller
5) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.
Stk. 5. Inden for den offentlige forvaltning kan der kun pålægges tavshedspligt med hensyn til en oplysning, når det er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til bestemte offentlige eller private interesser som nævnt i stk. 1-4.
Stk. 6. En forvaltningsmyndighed kan bestemme, at en person uden for den offentlige forvaltning har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som myndigheden videregiver til den pågældende uden at være forpligtet hertil.
Stk. 7. Fastsættes der i henhold til § 1, stk. 3, regler om tavshedspligt, eller pålægges der tavshedspligt efter stk. 6, finder straffelovens § 152 og §§ 152 c-152 f tilsvarende anvendelse på overtrædelse af sådanne regler eller pålæg.
Videregivelse af oplysninger til en anden forvaltningsmyndighed
§ 28. For videregivelse af oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger) til en anden forvaltningsmyndighed gælder reglerne i § 5, stk. 1-3, §§ 6-8, § 10, § 11, stk. 1, § 38 og § 40 i lov om behandling af personoplysninger, jf. denne lovs § 1, stk. 3.
Stk. 2. Oplysninger af fortrolig karakter, som ikke er omfattet af stk. 1, må kun videregives til en anden forvaltningsmyndighed, når
1) den, oplysningen angår, udtrykkeligt har givet samtykke,
2) det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, at oplysningen skal videregives, eller
3) det må antages, at oplysningen vil være af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, myndigheden skal træffe.
Stk. 3. Ved samtykke efter stk. 2, nr. 1, forstås enhver frivillig, specifik og informeret viljestilkendegivelse, hvorved den, oplysningen angår, indvilger i, at oplysningen videregives.
Stk. 4. Et samtykke efter stk. 3 kan tilbagekaldes.
Stk. 5. Lokale administrative organer, som ved lov er tillagt en selvstændig kompetence, anses som en selvstændig myndighed efter stk. 2.
§ 32. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, må ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver.
BILAG 3 Underretningspligt
Serviceloven
§ 153. Personer, der udøver offentlig tjeneste eller offentligt hverv, skal underrette kommunalbestyrelsen, hvis de under udøvelsen af tjenesten eller hvervet får kendskab til eller grund til at antage,
1) at et barn eller en ung under 18 år kan have behov for særlig støtte,
2) at et barn umiddelbart efter fødslen kan få behov for særlig støtte på grund af de vordende forældres forhold,
3) at et barn eller en ung under 18 år kan have behov for særlig støtte på grund af barnets eller den unges ulovlige skolefravær eller undladelse af at opfylde undervisningspligten, eller
4) at et barn eller en ung under 18 år har været udsat for overgreb.
Stk. 2. Børne- og socialministeren kan fastsætte regler om underretningspligt for andre grupper af personer, der under udøvelsen af deres erhverv får kendskab til forhold eller grund til at antage, at der foreligger forhold, som bevirker, at der kan være anledning til foranstaltninger efter denne lov. Social- og indenrigsministeren kan endvidere fastsætte regler om, at andre grupper af personer har underretningspligt efter stk. 1, nr. 2, i forbindelse med aktiviteter uafhængigt af deres erhverv.
